レコードキーピング – 楽しいですよね？しかし、必要なときに職場でお尻を覆うのに本当に役立ちます。それでは、会議のメモ、電子メール、電話をどのように整理、提出し、その他の方法で追跡しますか？本日のゲスト投稿では、ベルオブキャピトルヒルスタイルのベルからの例外的な推奨事項があります。これらのアイデアを伝えてくれたBelleに感謝します（そして、ブログに戻ってください）！
政治で働くことで、私に多くの有用な教訓を教えてくれましたが、最も重要なのは例外的な記録を維持する方法でした。電子メール、手紙、メモ、会議のメモを保存します。なぜなら、ペーパートレイルが必要になる時期がわからないからです。それで、キャットがあなたの職場であなたのお尻を覆う方法を詳述する投稿を書くように私に頼んだとき、私は義務を負って喜んでいた。
CYAの基礎から始めましょう。良い記録を維持します。
会議メモは、私のキャリア全体に及ぶ30を超えるスパイラルに縛られたノートブックを持っています。外側では、彼らは仕事と日付のためにラベル付けされています。 “会議。 07年5月 – 10月’07。」内側には、すべての参加者の名前、彼らの所属、および私たちの会話の詳細でラベル付けされたすべての予約の私の会議メモを見つけるでしょう。
これらのメモは、言われたこと、約束されたこと、会議の結果が何であったかの記録です。正確なメモを維持することは、誤解を解消し、同じ人との次の会議の前に、暫定的に時間が経過したとしても、あなたの記憶をリフレッシュするのに役立ちます。
私たちのデジタル時代の電子メールは、整理された受信トレイを持っていることは、専門家としての成功に不可欠です。まず、後で必要なものを失うか、重要な対応を置き忘れたくない。第二に、良いレコードを保持するというコミットメントがいつあなたの皮を救うことを決して知らないでしょう。
再選キャンペーン中、私の州知事は、私の上司が支持していた法案に強く反対して出てきました。私の同僚の一人が彼女の受信トレイに手を伸ばし、彼が署名した4歳の手紙を引き出し、彼が今反対した法案の以前のバージョンに対する彼の不可解な支持を表明したときの知事の驚きを想像してください。電子メールは私たちを守備から奪い、彼をそれに置いた。
では、どのようにメールを整理する必要がありますか？受信トレイを照合する方法はありませんが、私は年（2014年）までに鉱山を整理し、次に問題（退役軍人の問題）、そしてグループ（国家警備隊）で組織するのが好きです。 1つの請求書または1つの問題で重要な作業を行っている場合、独自のフォルダーを取得します。また、青の重要な電子メール、緑の重要な添付ファイルがある電子メール、論争的な電子メール、または赤での私たちの立場に反対する誰かからの電子メールも好きです。
電話
メールとは異なり、電話には曖昧な紙の跡があります。これは良いことや悪いことです。だから、私はコンピューターに「重要な呼び出し」というタイトルのオープンワードドキュメントを保持しています。私の会議のメモのように、それは私が話した人、私たちが話したとき、私たちが議論したこと、そして私たちが解決したことを詳述しています。上司があなたの会話の正確な要約を求めたときに持っていると役立ちます。
紙の道を避ける
良い記録を維持することは重要です。それはあなたが紛争を解決し、過去の議論についてのあなたの記憶を緩和し、あなたのTo Doリストを軌道に乗せるのに役立ちます。しかし、ペーパートレイルが欲しくない時はどうですか？
情報を記録から共有する必要がある場合、謝罪する必要がある場合、またはあなたが言っていることを基本的に渡されないことを確認する必要がある場合、デジタル領域から会話をする必要がありますフォワードボタンをクリックします。
基本的に、あなたが書いていることがあなたに対して使用されたり、間違った手で使用されたり、あなたが取り組んでいるプロジェクトに害を及ぼすことを心配しているなら、そうしてください。いいえ。置く。それ。 in。執筆。最善の判断を使用し、疑わしい場合は、タイプではなくダイヤルを選択します。
電話と電子メール
しかし、あなたがレコードで会話をしたい場合、そしてあなたが話している人が電話であなたに電話するならどうでしょうか？上司が信頼できないスタッフからの重要な法律のサポートをロックダウンしようとしているとしましょう。スタッフは、上司が乗船していることを電話であなたに伝えることを喜んでいますが、もっと具体的なものが必要です。ペーパートレイルが必要です。フォローアップメールを入力してください：
「親愛なるジョン、スミス議員のH.R 529のサポートについて私に電話してくれてありがとう。私の上司は、スミス議員が乗船していることを知って喜んでいるでしょう。彼のイェーイの投票は、この問題に対する彼のコミットメントの非常に強力なショーになるでしょう。この問題についてのあなたのすべての努力を、心から、ベルに感謝します。」
確かに、彼は彼がそれを決して言わなかったと主張することができます。彼はあなたに何かを約束したことを否定することができますが、あなたは物語のあなたの側の日付と時刻の記録を持っています。
電話とフォローアップメールを慎重に使用してください。多くの場合、電話をかけることは無害な会話を秘密に思うことができますnull